Per la nota spese dei dipendenti, la gestione diventa completamente digitale

Con un’importante precisazione (risposta n. 740 del 20 ottobre 2021), l’Agenzia delle entrate ha chiarito che la conservazione dematerializzata dei giustificativi delle spese di trasferta può essere effettuata tramite accesso al sistema predisposto, direttamente dai dipendenti o dai loro delegati, a patto che i documenti rispettino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità previsti dal Cad e anche se la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.

Viene quindi riconosciuta la validità della procedura informatica adottata da una società, tramite chiavi di accesso univoche e personali, ritornando sul tema della creazione, controllo, contabilizzazione e conservazione in formato totalmente digitalizzato di note spese e allegati.

Nel caso specifico oggetto di interpello, una società intende adottare una procedura di completa dematerializzazione delle note spese prodotte dal proprio personale in trasferta. Il sistema informatico aziendale permette la creazione, il controllo, la contabilizzazione e la conservazione in formato totalmente digitalizzato della relativa documentazione. La compilazione e l’invio del report contenente i giustificativi delle trasferte è a cura del dipendente che può gestire direttamente l’intero processo oppure può avvalersi di un delegato.

La società istante specifica che ciascun soggetto ha una propria utenza, con la quale è possibile accedere ai servizi aziendali, ed ogni utenza è univoca e personale, è associata ad una password da cambiare obbligatoriamente con frequenza mensile.

In ogni caso, il giustificativo di spesa è acquisito come documento informatico oppure, se cartaceo, ne viene fatta copia per immagine o scansione, utilizzando formati non modificabili pdf/tif/jpeg, e allegato nel portale al riepilogo mensile.

Alla fine della procedura i documenti cartacei possono essere distrutti. Le spese prepagate dalla società sono inserite in nota spesa con la funzione di report, controllo di gestione e aderenza alla normativa fiscale.

Tramite il sistema Sso (single sign-on), e cioè “autenticazione o identificazione unica”, ogni singolo utente (dipendente) può accedere alla piattaforma di gestione delle proprie note spese, essendogli precluso l’accesso alle posizioni di altri utenti/dipendenti.

Terminato l’iter, il trasfertista o il delegato conferma l’inserimento della nota spesa e la trasmette per l’approvazione.

A questo punto l’ufficio amministrativo effettua il controllo circa la congruenza dei giustificativi rispetto alla normativa fiscale e alla policy aziendale. Segue l’approvazione della nota spese con i relativi allegati da parte del responsabile del dipendente.

Per finire, la nota spese è contabilizzata tramite un sistema automatico, che la rende immodificabile e pronta per la conservazione elettronica.

A fronte delle indicazioni procedurali fornite dalla società istante, l’Agenzia osserva che la procedura di generazione della nota spese che intende adottare la società è molto simile a quelle utilizzate nei casi esaminati con le risposte n. 403 e 417 del 2019, e, di conseguenza, se garantiti i requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità dei documenti dematerializzati, può essere attivata anche dall’istante. La procedura è valida sia quando la nota spese è generata direttamente dal trasfertista, mediante la procedura di accesso alla rete aziendale o tramite il sistema Sso, sia se è prodotta tramite un delegato, che agisce su procura, in nome e per conto del delegante.

I giustificativi di spesa, ricorda il documento di prassi, anche se dematerializzati devono comunque permettere la verifica dell’esistenza dei requisiti (inerenza, competenza e congruità), che consentono la deducibilità dei costi e l’imputabilità dei redditi ai dipendenti cui viene rimborsata la spesa.

L’obbligo di firma digitale, elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, precisa inoltre l’Agenzia, non è richiesta dalla normativa fiscale, ma è solo rilevante in merito all’efficacia e validità probatoria di scrittura privata.

Stesso discorso per i giustificativi a essa allegati. Le copie per immagine di documenti analogici, realizzate secondo le regole fissate dall’articolo 22, comma 1-bis, del Cad, sostituiscono, infatti, gli originali “ad ogni effetto di legge” e, quindi, anche per il Fisco.

L’Agenzia precisa infine, con particolare riferimento alle prestazioni di trasporto tramite taxi, che sono servizi soggetti all’obbligo di fatturazione solo su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione del servizio. La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, quindi, può essere considerata documento analogico non unico. I giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti/prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, avendo natura di documenti analogici originali “non unici”, ossia per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Se il giustificativo allegato alla nota spesa non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale.