Whistleblowing

SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI E ILLECITI

Per le segnalazioni di violazioni e illeciti come i conflitti di interesse, l’inosservanza della legge, è stato istituito il seguente canale di comunicazione:

1. F.I.A.S.A. Whistleblowing Platform

Le segnalazioni possono essere effettuate da qualsiasi soggetto, tra cui dipendenti, membri di organi sociali e Società di Revisione, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, partner di Fiasa e altri soggetti terzi.

I soggetti interni incaricati alla visualizzazione delle segnalazioni attivano un’istruttoria che si compone dalle fasi di registrazione, valutazione e accertamento preliminare, verifica ed eventuali azioni. In ogni caso tali soggetti garantiscono l’anonimato del segnalante.
 

COSA SI PUÒ SEGNALARE

Ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023 e tenuto conto del contesto in cui opera la scrivente e delle sue caratteristiche organizzative e strutturali, potranno essere oggetto di segnalazione:

1. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali, o gli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
2. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea (es: frodi, corruzione, altre attività illegali connesse alle spese dell’Unione);
3. atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
4. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati ai punti precedenti (es: pratiche come l’abuso di posizione dominante);
5. illeciti amministrativi, contabili e penali che non rientrino nei punti precedenti.

LIMITAZIONI ED ESCLUSIONI

Tenuto conto di quanto previsto dalla normativa vigente, non possono essere oggetto di segnalazione:

1. le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse personale del Segnalante, che attengono, cioè, esclusivamente ai relativi rapporti individuali di lavoro in genere, o al rapporto con figure gerarchicamente sovraordinate (es: vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra il Segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, in assenza di lesioni all’interesse pubblico o dell’integrità della scrivente);
2. le segnalazioni di violazioni che siano già specificamente disciplinate dalla normativa europea o da quella nazionale, e che quindi già prevedono e disciplinano apposite procedure di segnalazione (es: servizi finanziari; terrorismo; prevenzione del riciclaggio; tutela dell’ambiente);
3. le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, di appalti in materia di difesa o di sicurezza nazionale, salvo che tali aspetti siano disciplinati dal diritto derivato dell’Unione europea;
4. le segnalazioni fondate su informazioni che il Segnalante sa essere false: esse non sono meritevoli di tutela ai sensi della normativa vigente;
5. le segnalazioni riguardanti informazioni già di dominio pubblico.

Resta in ogni caso ferma l’applicazione delle normative (nazionali e/o europee) in materia di: (i) informazioni classificate; (ii) segreto medico e forense; (iii) segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali; (iv) procedura penale per quanto concerne la segretezza delle indagini; (v) autonomia e indipendenza della magistratura; (vi) difesa nazionale e ordine e sicurezza pubblica; (vii) esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali.
 

COSA DEVE CONTENERE LA SEGNALAZIONE

La Segnalazione deve essere effettuata ogniqualvolta vi sia il fondato motivo di ritenere che le informazioni relative alla violazione siano vere. Essa va effettuata con spirito di responsabilità, nell’interesse del bene comune.

Pertanto, la Segnalazione deve contenere elementi concreti, veritieri e utili a consentire ai Soggetti Incaricati di effettuare gli accertamenti e le verifiche opportune in merito alla fondatezza dei fatti e delle circostanze oggetto di segnalazione. È quindi utile che al suo interno siano riportate in modo chiaro almeno i seguenti elementi:

1. la descrizione del fatto;
2. le circostanze di tempo e luogo in cui si è verificata la violazione oggetto della Segnalazione;
3. le generalità o altri elementi che consentano di identificare l’autore o, qualora più di uno, gli autori della violazione;
4. gli eventuali documenti utili a comprovare e dare evidenza di quanto descritto (es: testi; immagini; audio; video).

A titolo esemplificativo e non esaustivo, le Segnalazioni possono essere relative a:

1. soggetti legati alla scrivente da un rapporto di lavoro o di collaborazione;
2. membri degli organi interni;
3. soggetti terzi legati alla scrivente da un rapporto contrattuale (clienti, fornitori, sub-appaltatori, ecc…).

Il Segnalante può in qualsiasi momento integrare, rettificare o completare la Segnalazione effettuata o aggiungere ulteriori elementi probatori, anche documentali, con le medesime modalità in cui ha effettuato la Segnalazione.
 

COME FUNZIONA LA SEGNALAZIONE E TEMPISTICHE

All’invio della segnalazione il portale restituirà un numero di riferimento che è necessario conservare per seguire l’aggiornamento e lo stato della segnalazione.

All’esito della fase di analisi, il Soggetto Incaricato fornisce riscontro al Segnalante in merito alla Segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della Segnalazione. Detto riscontro verrà fornito per il tramite della Piattaforma, cui il Segnalante potrà accedere inserendo il codice identificativo della Segnalazione.

Inoltre, il Soggetto Incaricato predispone un rapporto finale sulla segnalazione (“Rapporto”), da cui risultino:

1. i dati e le informazioni contenute nella Segnalazione (nome del Segnalante – ove vi sia consenso di quest’ultimo – e del/dei segnalato/i, luogo e data di svolgimento dei fatti, elementi di prova o documentali);
2. le verifiche svolte; gli esiti delle stesse e soggetti interni all’azienda o terzi coinvolti nella fase di analisi;
3. una valutazione di sintesi del processo di analisi con indicazione delle fattispecie accertate e delle relative motivazioni;
4. l’esito e la conclusione dell’analisi (archiviazione o fondatezza della segnalazione).

TUTELA DELLA RISERVATEZZA E DIVIETO DI DISCRIMINAZIONE

La scrivente garantisce la riservatezza del Segnalate, del Facilitatore, della persona coinvolta e delle persone menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione stessa e della relativa documentazione. Ciò anche al fine di evitare l’esposizione di tali soggetti a misure ritorsive che potrebbero essere adottate a seguito della Segnalazione.

L’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui la stessa può evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso di quest’ultimo a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di protezione dei dati personali. Fa eccezione il caso in cui tali informazioni vengano richieste dall’autorità giudiziaria o amministrativa.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare promosso all’interno dell’organizzazione della scrivente, l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla Segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del Segnalante alla rivelazione della propria identità.

Il trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito del processo di segnalazione è effettuato in conformità alla normativa vigente, e in particolare del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), e alle policy e alle procedure interne in materia. Pertanto, la scrivente si impegna a utilizzare le Segnalazioni unicamente nei limiti di quanto necessario per dar seguito alle stesse, e a cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali che manifestamente non sono utili alla gestione di una determinata Segnalazione.

I Soggetti Incaricati della gestione delle Segnalazioni sono nominati formalmente quali soggetti autorizzati al trattamento, ai sensi dell’art. 2-undecies del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, debitamente formati e istruiti, e vincolati alla riservatezza.

L’informativa sul trattamento dei dati personali, redatta ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) è disponibile sul sito web nell’ambito della specifica procedura per le segnalazioni inerenti il Whistleblowing.

Si precisa infine che la scrivente procede a disciplinare il rapporto con eventuali fornitori esterni coinvolti nell’ambito della gestione delle Segnalazioni attraverso specifici accordi conclusi ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
 

TUTELA DA EVENTUALI RITORSIONI

La scrivente si impegna ad attuare tutte le misure ragionevoli per scongiurare il rischio che vengano poste in essere ritorsioni contro i Segnalanti e gli altri soggetti tutelati.

Si elencano di seguito alcune fattispecie che possono, tra le altre, costituire ritorsioni:

1. licenziamento, sospensione o misure equivalenti;
2. retrocessione di grado o mancata promozione;
3. mutamento di funzioni, cambiamento di luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro;
4. sospensione della formazione o restrizioni dell’accesso alla stessa;
5. note di merito o referenze negative;
6. adozione di misure disciplinari o altre sanzioni, anche pecuniarie;
7. coercizione, intimidazione, molestie, ostracismo, o discriminazione e altri trattamenti sfavorevoli;
8. mancata conversione del contratto di lavoro a termine in contratto di lavoro a tempo indeterminato, ove il lavoratore avesse legittima aspettativa a detta conversione;
9. mancato rinnovo o risoluzione di un contratto di lavoro a termine, o conclusione anticipata o annullamento di contratto di fornitura di beni o servizi;
10. danni, anche alla reputazione della persona, in particolare su social media, o misure che comportino pregiudizi economici, perdite di opportunità economiche o perdita di redditi;
11. inserimento in elenchi impropri, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore in futuro;
12. annullamento di una licenza o di un permesso;
13. richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il Segnalante e i soggetti tutelati possono comunicare le ritorsioni che ritengono di aver subito all’ANAC, che informerà l’Ispettorato nazionale del lavoro per i provvedimenti di propria competenza. La comunicazione può essere effettuata, per conto del Segnalante, anche dall’organizzazione sindacale indicata da quest’ultimo.

Gli atti assunti dall’ente in violazione del divieto di ritorsione sono nulli: per esempio, i soggetti che siano stati licenziati a causa della Segnalazione hanno diritto a essere reintegrati nel posto di lavoro.

Inoltre, le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previste a favore del Segnalante e dei soggetti tutelati non sono valide, salvo che siano effettuate tramite verbale di conciliazione redatto in sede giudiziale o stragiudiziale (es: conciliazione presso la Direzione provinciale del lavoro; risoluzione arbitrale della controversia presso la Direzione provinciale del lavoro; altre modalità di conciliazione e arbitrato come previste dall’art. 412-quater cod. proc. civ.).

L’applicazione del regime di protezione contro le ritorsioni previsto dalla normativa vigente è comunque subordinata alle seguenti condizioni:

1. la persona deve aver proceduto alla segnalazione (o la divulgazione pubblica, o la denuncia) in base alla ragionevole convinzione che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero veritiere e rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione del D. Lgs. n. 24/2023. La segnalazione non può quindi essere fondata su meri sospetti o “voci di corridoio”;
2. la segnalazione (o la divulgazione pubblica, o la denuncia) è stata effettuata nel rispetto della disciplina prevista dalla normativa vigente;
3. deve necessariamente sussistere un rapporto di consequenzialità tra la segnalazione (o la divulgazione pubblica, o la denuncia) effettuata e le misure ritorsive subite dal Segnalante.

Qualora tali condizioni non ricorressero, la Segnalazione (o la divulgazione pubblica, o la denuncia) non rientrerà nell’ambito della disciplina del D. Lgs. n. 24/2023, e non saranno pertanto applicabili al Segnalante le tutele qui descritte.

Analogamente, sarà esclusa la protezione riconosciuta ai soggetti tutelati, che, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al Segnalante, subiscono indirettamente ritorsioni.

La tutela prevista in caso di ritorsioni non è inoltre garantita quando sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.