NOTE SPESE DIPENDENTI; I GIUSTIFICATIVI EXTRA-UE SONO DOCUMENTI ORIGINALI UNICI

In tema di “Note spese dei dipendenti” l’Agenzia delle entrate, con la risposta ad un recente interpello (n. 417 del 17 ottobre 2019), ha fornito indicazioni utili ad una società che gestisce un grande numero di note spese dei propri dipendenti e li contabilizza automaticamente, conservando i documenti giustificativi di spesa consegnati in originale.

La società istante – che vuole incrementare un sistema di conservazione più informatizzato e tecnologico, che prevede la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione riducendo la tempistica della procedura – ha precisato che il nuovo processo di gestione sarebbe del tutto informatizzato e in grado di garantire e autenticare che i documenti inviati rispecchiano, nel rispetto della normativa civile e fiscale in tema di conservazione sostitutiva, i requisiti richiesti di immodificabilità, inalterabilità e leggibilità nel tempo; inoltre il sistema gestirebbe l’elaborazione delle note spese per tutto il processo, fino alla contabilizzazione delle stesse nei registri.

Precisato quanto sopra, la società istante pone due quesiti finalizzati a sapere se:

1. in base all’articolo 39, comma 3 del Dpr n. 633/1972, le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-Ue, in qualità di giustificativi, formanti oggetto di nota spese possano considerarsi documenti originali non unici;

2. in caso di risposta negativa, la qualifica di documenti originali non unici sia verificata per ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato extra-Ue dal cui proviene l’atto.

L’Agenzia delle entrate rammenta che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, cioè qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del Tuir, deve possedere, tra le altre, la caratteristica della immodificabilità, integrità e autenticità (D.Lgs. n. 82/2005 – “CAD”).

Nessun vincolo per la sostituzione dei documenti analogici con quelli informatici e per la procedura interamente dematerializzata se le citate caratteristiche sono riscontrabili nel processo ipotizzato, restando fermi tutti gli ulteriori requisiti individuati per la deducibilità dei costi e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Inoltre, generalmente, i giustificativi allegati alle note spese si ritrovano nella contabilità dei cedenti o prestatori d’opera tenuti agli adempimenti fiscali.

La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del Cad, laddove si definiscono tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

In tal modo il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Solo nel caso in cui il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva richiede l’intervento del pubblico ufficiale.

Stesso discorso, conclude l’Agenzia, se i giustificativi siano comunque emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale o non è assicurato un effettivo scambio di informazioni, ossia riferito a uno dei Paesi “white list”, nonché a quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione sul reddito, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa.

Tali documenti andranno considerati originali unici, con le relative conseguenze da punto di vista della conservazione.

Di conseguenza, l’Agenzia ritiene che per quanto riguarda il primo quesito la risposta sia negativa mentre per il secondo è positiva tenendo conto di quanto osservato sugli Stati con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.